ประโยชน์ของ Google Drive ที่มากกว่าการเก็บข้อมูล

ประโยชน์ของ Google Drive ที่มากกว่าการเก็บข้อมูล

ปัจจุบันเทคโนโลยีได้เข้ามาช่วยเพิ่มความสะดวกสบายแก่ผู้คนในสังคมมากขึ้น ซึ่ง Google Drive ก็เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่จะช่วยในการทำงานออนไลน์ได้ง่ายขึ้นด้วย อีกทั้งยังเป็นพื้นที่เก็บข้อมูลและการสำรองข้อมูลไฟล์ต่าง ๆ ที่มีความปลอดภัยสูง ซึ่งสิ่งนี้สามารถนำมาช่วยในการเก็บข้อมูลการทำงานขององค์กรหรือบริษัทต่าง ๆ อีกด้วย แต่หลายๆ คนก็อาจจะยังไม่ทราบถึง ประโยชน์ของ Google Drive ที่มากกว่าการเก็บข้อมูล วันนี้ servetart จึงได้รวบรวมประโยชน์ด้านอื่น ๆ ที่จะช่วยให้คุณทำงานได้สะดวกมากขึ้น มาฝากทุกคนกัน

ประโยชน์ของ Google Drive ที่มากกว่าการเก็บข้อมูล

ซึ่งประโยชน์ของ Google Drive ที่ใคร ๆ ก็รู้จักคือ การนำไฟล์ต่าง ๆ ไปฝากไว้กับ Google ผ่านพื้นที่เก็บข้อมูลระบบคลาวด์และการสำรองข้อมูลไฟล์ที่มีความปลอดภัย ทำให้สามารถใช้ไฟล์เหล่านั้นที่ไหนก็ได้ แต่ประโยชน์ด้านอื่น ๆ ที่หลายคนอาจจะยังไม่รู้จักก็มีเช่นกัน โดยจะมีดังนี้

1. พิมพ์งานด้วยเสียง

โดย Google Drive สามารถสั่งพิมพ์งานผ่านเสียงของเราเองได้ เพียงกดแถบเครื่องมือ Tools เลือกเครื่องมือ Voice typing หรือการพิมพ์ด้วยเสียง และเลือกภาษา เพียงเท่านี้ก็สามารถสั่งพิมพ์งานผ่านเสียงได้แล้ว

2. ค้นหาและแทรกรูปภาพ

ในส่วนของการเพิ่มรูปภาพบนไฟล์งานก็สามารถทำได้ โดยใช้คำสั่ง Explore (สำรวจ) เพื่อใช้ในการค้นหารูปภาพฟรี โดยรูปภาพทั้งหมดจะมาจากเว็บ pixabay นั่นเอง

3. แปลงภาพเป็นตัวอักษร

ซึ่งในบางครั้งไฟล์งานเอกสารที่เราได้รับมา อาจจะเป็นไฟล์ในรูปแบบรูปภาพ หรือ PDF ที่ไม่สามารถแก้ไขตัวอักษรได้ แต่ปัญหาจะหมดไปเพียงแปลงไฟล์ภาพเป็นตัวอักษรได้ง่าย ๆ ผ่าน Google Drive โดยอัพโหลดไฟล์ภาพเข้าไดรฟ์ของเรา และเปิดด้วย Google Docs โปรแกรมก็จะแปลงภาพกลายเป็นตัวอักษรให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งฟีเจอร์นี้ถือว่าดีมากและลดระยะเวลาในการพิมพ์ใหม่ไปได้อีกเยอะ

ประโยชน์ของ Google Drive แปลงภาพเป็นตัวอักษร

4. ใช้งานพร้อมกันหลายคน

ถึงแม้ว่า Google Drive จะเป็นพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนบุคคล แต่เราก็ยังสามารถแชร์หรือแบ่งปันให้ผู้อื่นเข้ามามีส่วนร่วมในไดรฟ์ได้ เพียงเพิ่มอีเมลของคนที่เราต้องการให้เข้ามาปรับแก้ไข เพียงเท่านี้ก็สามารถใช้งานไดรฟ์ได้พร้อมกันหลาย ๆ คนแล้ว

5. ค้นหาข้อมูลอัตโนมัติ

Google Drive ยังสามารถหาข้อมูลได้ทันทีโดยไม่ต้องปิดหน้าต่าง หรือสลับหน้าต่าง โดยใช้คำสั่ง Explore (สำรวจ) พิมพ์คำค้นหาที่ต้องการ จากนั้นโปรแกรมก็จะแสดงข้อมูลตามคำที่ค้นหาขึ้นมาให้ทันที โดยสามารถทำงานไปและค้นหาไป ได้แบบ Multitasking Screen

6. ดูประวัติและแก้ไขงานย้อนหลัง

Google Drive ยังช่วยให้เราสามารถดูข้อมูลย้อนหลังได้ เพียงกด file และเลือกดูประวัติเวอร์ชัน (See revision history) Google จะเก็บประวัติย้อนหลังให้โดยอัตโนมัติ และสามารถดูย้อนหลังได้มากกว่า 100 ครั้งด้วย

ประโยชน์ของ Google Drive ดูประวัติและแก้ไขงานย้อนหลัง

7. แชร์งานเป็นลิงค์เว็บไซต์

อีกหนึ่งสิ่งที่เป็นประโยชน์มาก ๆ คือการที่เราสามารถส่งงานได้ง่ายขึ้นในรูปแบบของลิงค์ เพียงเลือกไฟล์ที่ต้องการเผยแพร่ จากนั้นเลือกหัวข้อ เผยแพร่ทางเว็บ (published as website) แล้วเราก็จะได้ URL ของไฟล์งาน ซึ่งจะคัดลอกส่งอาจารย์หรือส่งต่อให้ใครก็สามารถทำได้ง่าย ๆ เลย

8. ใช้ Google Doc แบบออฟไลน์ได้

อีกหนึ่งประโยชน์ที่เราสามารถเข้าใช้งาน Google Doc ได้แบบออฟไลน์ ซึ่งหากเราไม่มีอินเตอร์เน็ตก็ไม่ต้องกังวลไป เพราะสามารถเข้าใช้งานได้ แต่ก็ต้องใช้งานผ่าน Google Chrome เท่านั้น ซึ่งก็ไม่ใช่เรื่องยากเลย 

9. สามารถ Comment งานได้เหมือนแปะโพสต์อิท

สำหรับประโยชน์สุดท้ายของ Google Drive นี้ คุณสามารถที่จะ Comment งานในไฟล์ได้โดยที่ไม่กระทบกลับตัวงานในไฟล์นั้น ๆ ซึ่งจะคล้ายกับแปะโพสต์อิท โดยเพียงคลุมข้อความที่ต้องการให้แก้ไข และกดปุ่ม + เพิ่มความคิดเห็น จากนั้นพิมพ์ความต้องการได้เลยว่าต้องการแก้ไขหรือเพิ่มเติมอะไร ทั้งนี้ไฟล์หลักจะไม่กระทบกับการเพิ่มเติมข้อความเหล่านี้เลย

ประโยชน์ของ Google Drive สามารถ Comment งานได้เหมือนแปะโพสต์อิท

และทั้งหมดนี้คือ ประโยชน์ด้านต่าง ๆ ของ Google Drive ที่เรานำมาให้ทุกคนได้ทราบกัน ซึ่งถือว่าไดรฟ์นี้มีผู้ใช้งานเป็นจำนวนมากและยังมีประโยชน์อีกมากมายที่จะช่วยให้การทำงานของคุณง่ายขึ้น ที่ไม่ใช่เพียงแค่เป็นพื้นที่ในการเก็บหรือสำรองข้อมูลเท่านั้น และเมื่อทราบถึงประโยชน์เหล่านี้กันแล้วก็อย่าลืมไปใช้งานกันด้วยนะคะ

Related Posts